Jak utrzymać porządek w firmowej dokumentacji? Przewodnik po kartonach archiwizacyjnych

Autor: Przegląd | 15 sierpnia, 2024

W obliczu szybko rosnącej sterty dokumentów firmowych, utrzymanie porządku staje się wyzwaniem równie wielkim, co prowadzenie samej działalności. W morzu papierów, faktur, umów i raportów, znalezienie jednego, konkretnego dokumentu może wydawać się zadaniem niemożliwym. Jednakże, istnieje rozwiązanie, które przywraca harmonię w papierowym chaosie – kartony archiwizacyjne. Te niepozorne pudełka, często niedoceniane i pomijane, mogą okazać się Twoimi największymi sojusznikami w walce o porządek. W naszym przewodniku przedstawiamy, jak skutecznie wykorzystać kartony archiwizacyjne do organizacji firmowej dokumentacji. Odpowiadamy na pytanie, dlaczego właśnie one są najlepszym wyborem do przechowywania ważnych dokumentów.

Dlaczego firmowe dokumenty muszą być archiwizowane?

Archiwizacja firmowych dokumentów jest niezbędnym procesem w każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości czy branży, w której działa. Przede wszystkim obowiązek przechowywania dokumentów jest narzucany na firmy przez prawo. Dotyczy to zarówno dokumentacji finansowej, jak i pracowniczej, umów z klientami czy dokumentów podatkowych. Niestosowanie się do procedur może skutkować sankcjami prawnymi, karami finansowymi, a nawet utratą licencji na prowadzenie działalności. Trzeba mieć jednak świadomość, że przechowywanie dokumentów jest również ważne z innych przyczyn. Dokumenty mogą na przykład służyć jako dowód w przypadku ewentualnych sporów z klientami, dostawcami czy byłymi pracownikami. Ponadto dokumenty firmowe stanowią zasób wiedzy na temat działalności przedsiębiorstwa. Ich archiwizacja zabezpiecza przed utratą ważnych danych. Jest to szczególnie ważne w przypadku zmiany pracowników lub przekształceń w strukturze firmy.

Dlaczego kartony archiwizacyjne są najlepsze do przechowywania dokumentacji?

Kartony archiwizacyjne są przystosowane do przechowywania teczek i segregatorów z dokumentacją. Posiadają specjalne wieko, które chroni przed osiadaniem kurzu i innymi zabrudzeniami. Oprócz tego, kartony archiwizacyjne posiadają wzmocnione ścianki boczne. Dzięki nim możliwe jest umieszczanie kartonów bezpośrednio na sobie, co jest wygodną alternatywą, jeśli nie mamy do dyspozycji wystarczającej ilości regałów magazynowych albo trzymamy dokumenty w szafach, gdzie odległość między półkami pozwala na ustawienie pudeł jedno na drugim. Kartony w łatwy sposób można opisać, dzięki czemu dokumenty mogą być posegregowane według ustalonego klucza (datami, klientami, alfabetycznie, itp.). Ponadto kartony archiwizacyjne posiadają specjalne otwory na ręce, dzięki którym łatwo się je przenosi i wyjmuje z półek.

Jak wybrać odpowiednie kartony archiwizacyjne?

Wybór odpowiednich kartonów archiwizacyjnych zależy od kilku czynników:

• Wymiary – istotne jest, aby dopasować rozmiar kartonów do formatu dokumentów, które mają być w nich przechowywane. Dostępne na rynku rozwiązania pozwalają na wybór kartonów idealnie pasujących do standardowych formatów papieru, takich jak A4 czy A3, a także do przechowywania dokumentów o niestandardowych wymiarach.
• Gramatura tektury – wybierając kartony archiwizacyjne, warto zwrócić uwagę na jakość użytego materiału. Kartony wykonane z tektury o gramaturze minimum 400 g/m2 zapewnią długotrwałą ochronę dokumentów, a także będą bardziej odporne na uszkodzenia mechaniczne niż kartony wykonane z tektury o niższej gramaturze.
• Sposób zamykania – kartony archiwizacyjne mogą mieć uchylne klapy lub całkowicie zdejmowane wieka.
• Kolor – dostępne są kartony w kolorze białym lub szarym. Ich wybór uwarunkowany jest indywidualnymi preferencjami.

Kartony archiwizacyjne dostępne są w sklepie Grembox.pl

Korzyści bezpośredniego zakupu kartonów archiwizacyjnych od producenta

Zakup kartonów archiwizacyjnych bezpośrednio od producenta oferuje szereg korzyści, w tym dostęp do szerokiej gamy produktów, możliwość negocjacji cen, a także opcje personalizacji produktów. Producenci często oferują również fachowe doradztwo w zakresie doboru odpowiednich rozwiązań, co może być nieocenione w procesie optymalizacji systemu archiwizacji dokumentów.

Producent opakowań kartonowych Grembox posiada bogatą ofertę kartonów w różnych rozmiarach.

Karton archiwizacyjny – sprzymierzeniec porządku w dokumentacji firmowej

Zarządzanie firmową dokumentacją nie musi być zadaniem przytłaczającym, o ile podejdziemy do niego odpowiednio przygotowani. Kartony archiwizacyjne stanowią praktyczne rozwiązanie, pozwalając na łatwe sortowanie, przechowywanie i ochronę ważnych dokumentów przed uszkodzeniami czy zabrudzeniem. Wybór odpowiednich kartonów, dostosowanych do specyficznych potrzeb firmy ułatwia proces archiwizacji i zapewnia szybki dostęp do potrzebnych informacji. Warto pamiętać, że dobrze zarchiwizowane dokumenty to nie tylko prawny obowiązek, ale również pomoc w zachowaniu ciągłości operacyjnej przedsiębiorstwa. Kartony archiwizacyjne są więc najlepszym przyjacielem każdego przedsiębiorcy, który pragnie mieć porządek w dokumentach i utrzymywać go jak najmniejszym nakładem pracy i kosztów.