Planowanie zasobów instytucji publicznej – jakie korzyści niesie ze sobą wdrożenie systemu ERP?

Creative new business people working late on a computer in a modern office

Autor: Przegląd | 26 sierpnia, 2022

Planowanie zasobów i zarządzanie w instytucjach publicznych wiąże się z koniecznością realizacji wielu procesów. Ich obsługa w tradycyjny sposób często jest jednak czasochłonna, a przy tym obarczona ryzykiem błędu ludzkiego. System ERP nie tylko pozwala na ich usprawnienie czy uniknięcie potencjalnych pomyłek, ale przede wszystkim ułatwia planowanie i zarządzanie zasobami, a ponadto administrację i obsługę finansowo-księgową w firmie lub instytucji.

Cyfryzacja instytucji publicznych

Prace nad cyfryzacją instytucji publicznych rozpoczęto już wiele lat temu. Jej nieodłącznym elementem jest wykorzystanie systemów informatycznych w codziennej pracy jednostek, które ma na celu uproszczenie i przyspieszenie wszelkich procedur oraz procesów. Cyfryzacja przybrała na intensywności wiosną 2020 roku po wybuchu pandemii koronawirusa, gdy możliwość załatwienia różnych spraw online czy pracy zdalnej przestała być udogodnieniem, a stała się koniecznością.

Korzyści z wprowadzenia systemów informatycznych są obopólne – czerpią je zarówno osoby zarządzające instytucją publiczną oraz jej pracownicy, jak i kontrahenci, klienci czy interesanci. Platformą wspierającą codzienne zarządzanie jednostką administracji publicznej jest m.in. Comarch ERP Egeria. Komu proponowany jest system, jakie oferuje funkcjonalności i co konkretnie można zyskać, decydując się na jego wdrożenie?

Czym jest system ERP?

Comarch ERP Egeria to system informatyczny, który zapewnia wsparcie w codziennym funkcjonowaniu organizacji, usprawniając kompleksową obsługę realizowanych procesów administracyjnych czy księgowo-finansowych. Najnowsza odsłona platformy – Comarch ERP Egeria 8 – jest udoskonaloną wersją systemu ERP Egeria 6.

Platforma stanowi zintegrowane rozwiązanie IT, oferując użytkownikom najważniejsze i najbardziej przydatne funkcjonalności. Comarch ERP Egeria 8 jeszcze lepiej odpowiada na potrzeby firm i instytucji publicznych, umożliwiając maksymalną optymalizację zwłaszcza powtarzalnych procesów i zapewniając rzeczywiste odzwierciedlenie ich przebiegu.

System Comarch ERP Egeria został stworzony przede wszystkim z myślą o:

• jednostkach administracji publicznej,
• uczelniach wyższych,
• ośrodkach naukowych,
• przedsiębiorstwach użyteczności publicznej,
• placówkach ochrony zdrowia.

Najważniejsze funkcjonalności systemu ERP

System Comarch ERP Egeria zawiera szereg przydatnych funkcjonalności – zarówno znanych z poprzednich wersji, ale w nowej odsłonie technologicznej, jak i zupełnie nowe moduły. Zostały one podzielone na kilka obszarów funkcjonalnych: ogólny, finansowo-księgowy, kadrowo-płacowy, logistyczny oraz majątkowy:

1. Obszar Ogólny – odpowiada za bieżące, szeroko pojmowane zarządzanie systemem, w tym poszczególnymi funkcjami oraz użytkownikami. Moduł zawiera centralny rejestr umów oraz umożliwia generowanie, rejestrowanie oraz drukowanie standardowych raportów;
2. Obszar Finanse-Księgowość – składa się z 5 modułów funkcjonalnych, które pozwalają na pełną obsługę dokumentów dotyczących należności względem przedsiębiorstwa lub jednostki publicznej oraz ich zobowiązań;
3. Obszar Kadry i Płace – wspiera realizację wszelkich procesów kadrowych w firmie lub instytucji, w tym rekrutacje, dopełnianie formalności, planowanie i rozliczaniu czasu pracy oraz ewidencję nieobecności;
4. Obszar Logistyka – oferuje 4 moduły, które ułatwiają przedsiębiorstwu lub instytucji publicznej ustalanie polityki cenowej i obsługę cenników oraz pełną obsługę sprzedaży i zamówień publicznych;
5. Obszar Majątek – zawiera 2 moduły funkcjonalne, które pozwalają między innymi na prowadzenie ewidencji składników majątkowych i wyposażenia, raportowanie majątku oraz wykonywanie inwentaryzacji przy pomocy urządzeń mobilnych.

Zalety systemu ERP – co wyróżnia Comarch ERP Egeria 8?

Oprócz licznych funkcjonalności system Comarch ERP Egeria 8 ma kilka kluczowych zalet, które wyróżniają platformę na tle innych tego typu rozwiązań informatycznych. Są to:

• nowoczesność – system korzysta z innowacyjnych rozwiązań technologicznych, zapewniając skalowalność aplikacji, czystość architektury oraz maksymalną wydajność;
• elastyczność – platforma umożliwia wprowadzanie modyfikacji, pozwalając na dostosowanie jej funkcjonalności do potrzeb firmy lub instytucji publicznej;
• integracja – Comarch ERP Egeria 8 może zostać zintegrowany z takimi systemami jak BI, Comarch EZD, Comarch Portal Pracowniczy, Ewidencja Ludności, CEPiK, Besti@ czy TREZOR;
• przejrzysty interfejs w języku polskim – system przekazuje użytkownikowi niezbędne podpowiedzi, komunikaty i ostrzeżenia oraz daje możliwość kreowania procesów, zapewniając wygodniejsze korzystanie z aplikacji.

Korzyści z wprowadzenia systemu ERP w instytucji publicznej

Wdrożenie systemu ERP w instytucjach publicznych niesie ze sobą szereg korzyści. Przede wszystkim umożliwia uporządkowanie i pełną integrację procesów odbywających się w organizacji, zwłaszcza związanych z zarządzaniem i planowaniem zasobów. Wprowadzając Comarch ERP Egeria 8, można też zyskać nowoczesną architekturę oraz możliwość korzystania z systemu w chmurze – wszelkie funkcjonalności są więc dostępne online, co jest szczególnie istotne dla organizacji działających w trybie zdalnym lub hybrydowym.

Za wdrożenia systemu ERP w instytucji publicznej przemawia także bezpieczeństwo danych, które są wprowadzane do systemu. Kolejną możliwą do uzyskania korzyścią jest znaczne zwiększenie efektywności i wydajności pracy oraz optymalizacja powtarzalnych procesów – choćby takich jak raportowanie. Platforma jest przy tym zgodna z WCAG 2.1 – dla użytkowników oznacza to przede wszystkim intuicyjny, prosty w obsłudze i przyjazny interfejs. Chcąc w pełni wykorzystać możliwości proponowanych przez Comarch rozwiązań informatycznych, ERP Egeria 8 może zostać zintegrowany z Portalem Pracowniczym oraz Elektronicznym Obiegiem Dokumentów.

Jak wygląda wdrożenie systemu ERP?

Wdrożenie Comarch ERP Egeria rozpoczyna się od dokładnej analizy potrzeb klienta, dzięki czemu zaimplementowane funkcjonalności będą idealnie wpisywać się w stawiane względem systemu oczekiwania. Następny krok to uruchomienie i konfiguracja platformy oraz jej integracja z innymi systemami, która umożliwia kompleksową obsługę wszelkich procesów w organizacji.

Na kolejnym etapie system jest testowany, co pozwala na wykrycie ewentualnych błędów, oraz optymalizowany, by spełniał określone wcześniej potrzeby klienta. Gdy platforma działa prawidłowo, następuje jej stabilizacja. Co istotne, klienci mają też zapewniony serwis systemu – decydując się na wdrożenie systemu ERP, zyskują oni profesjonalne wsparcie w razie wystąpienia jakichkolwiek problemów z jego funkcjonowaniem.

Przedsiębiorstwa i instytucje użyteczności publicznej każdego dnia zarządzają różnego rodzaju zasobami – ludzkimi, majątkowymi czy rzeczowymi. System Comarch ERP Egeria ułatwia i usprawnia realizację związanych z tym procesów, pozwalając na ich optymalizację, przyspieszenie oraz zminimalizowanie ryzyka błędu ludzkiego.